Pelatihan Kepemimpinan Lengkap

1. 1. byHARD-Hi SMART CONSULTING
2. 2. LEADERJust Go straight Ahead…. And See If Anyone is Following You…?
3. 3. LEADER is KEY
4. 4. KEPEMIMPINAN “KEMAMPUAN UNTUK MEMPENGARUHI PERILAKU ORANG LAIN ATAU SEKELOMPOK ORANGSEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA PERILAKU TERSEBUTMENJADI PENDORONG KUAT BAGI TINDAK-TANDUKYANG POSITIF UNTUK MENCAPAI TUJUAN BERSAMA”
5. 5.  Kemampuan  mempengaruhi orang lain agar bekerja untuk mencapai tujuan dan sasaran ( Hulser, 2000 ) Suatu proses Aktivitas  mempengaruhi dan mengorganisir orang lain / kelompok  penyusunan dan pencapaian tujuan ( Swanburg & Swanburg, 1999 )
6. 6.  Suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh  saling berhubungan tugasnya ( James F. Stoner ) Yaitu suatu kemampuan untuk memberi inspirasi kepada orang lain untuk bekerjasama dalam suatu kelompok kepemimpinan, agar dapat mencapai tujuan umum (bersama) Segala hal ikhwal yang bersangkutan dengan pemimpin  menggerakkan, membimbing & mengarahkan orang lain dlm melaksanakan tugas, mewujudkan sasaran yang ditetapkan ( LAN-RI, 1996 )
7. 7. Jadi IMPLIKASI nya, adalah : Menyangkut Orang lain : Bawahan atau Pengikut  Kesediaan untuk menerima Pengarahan Pembagian Kekuasaan  tidak sama antara Para Anggota dan Pemimpin Menggunakan Pengaruh  bagaimana Bawahan mau melaksanakan Tugas-tugasnya
8. 8. ASPEK-ASPEK TERKAIT KEPEMIMPINANPemimpin :  Nilai, Keterampilan, Gaya KepemimpinanPengikut :  Vital, dapat menolak atau menerima PemimpinSituasi :  Mempengaruhi Kepemimpinan yang diberikan  Sistem pengawasan, jumlah tugas, tingkat interaksi, tersedianya waktu dalam membuat keputusanProses Komunikasi :  Model Komunikasi (terbuka atau tertutup), verbal & non-verbal, mempengaruhi suatu kepemimpinanTujuan :  Organisasi maupun Individu
9. 9. Kualitas Pemimpin ( Curtin, 1989 )Visibility Flexibility Authority Assistance Feedback
10. 10. KOMPETENSI PEMIMPIN (Murphy & De Back, 1991) Mempunyai impian ke masa depan Menguasai dan mampu melakukan perubahan Mampu menentukan desain dari organisasi Mau dan mampu untuk belajar & belajar lagi Mempunyai inisiatif yang besar untuk berbuat Menguasai interdependensi (Paradigm of We) Mempunyai integritas dan standar yang tinggi Mampu mengambil keputusan dengan acuan perspektif yang sangat luas (One Step Ahead)
11. 11. TEORI KEPEMIMPINAN Teori Bakat (Trait Theory) Great Man TheorySetiap orang  adalah Pemimpin (LEADER)Merupakan bawaan sejak lahir danmempunyai karakteristik tertentu yangmembuat mereka lebih baik dari orang lain( Marqus & Huston, 1998, dalam Nursalam, 2002 )
12. 12. TEORI PERILAKU Menekankan pada apa yang dilakukan pemimpin dan bagaimana seorang pemimpin menjalankan fungsinya Perilaku sering dianggap sebagai suatu rentang dari sebuah perilaku otoriter kepada perilaku demokratik atau fokus pada suatu produksi kepada pegawai
13. 13. CIRI-CIRI PEMIMPININTELIGENSIA KEPRIBADIAN PERILAKU Pengetahuan Adaptatif Kemampuan Bekerjasama Keputusan Kreatif Kemampuan InterpersonalKelancaran bicara Kooperatif Kemampuan Diplomasi Siap siaga Partisipasi Sosial Percaya diri Prestise Integritas Emosi seimbang Independen Tenang
14. 14. TIPE-TIPE KEPEMIMPINANKEPEMIMPINAN FORMAL Diangkat secara resmi berdasarkan Surat Keputusan (SK) resmi Duduk dalam jabatan tertentu dalam Organisasi dan memiliki Hak-hak dan Kewajiban tertentu Ciri-cirinya :  Ada Legitimasi  Ada Kekuasaan dan Wewenang yang jelas  Memenuhi Persyaratan Formal  Mendapat Imbalan (reward) atau Penghargaan  Bisa memperoleh Promosi, Demosi ataupun Mutasi  Bisa dikenakan Sanksi dan Hukuman secara Organisasi
15. 15. KEPEMIMPINAN INFORMAL Tidak diangkat secara Resmi tetapi mempunyai beberapa Keunggulan yang dimiliki Dapat diterima oleh berbagai Kalangan / Pihak Ciri-cirinya :  Tidak memiliki Legitimasi  Ditunjuk dan Diakui oleh Kalangan Masyarakat  Belum tentu dapat Dukungan Organisasi Formal  Tidak mendapat Imbalan Jasa secara Nyata  Tidak dapat Dipromosi, Didemosi atau Dimutasi  Tidak memerlukan Persyaratan tertentu secara Formal  Tidak dapat dihukum secara Formal Keorganisasian  Biasanya berdasarkan Status Sosial ybs : keturunan, kekayaan, pendidikan, pengalaman hidup, kharisma, karakteristik keturunan, dan berjasa / tanda jasa
16. 16. Tugas Pemimpin (LEADER)To Choose The Right Actions to be Accomplished:  Memulai  Mengatur  Memberitahu  Mendukung  Menilai/Meninjau  Menyimpulkan
17. 17. Tugas Pengelola (MANAGER) To Accomplish The Chosen Right Actions :  Merencanakan (Planning)  Menyusun (Organizing)  Memilih Orang (Staffing)  Memimpin (Leading)  Mengarahkan (Directing)  Mengendalikan (Controlling)
18. 18. TUGAS KEPEMIMPINANTugas Kepemimpinan yang berhubungandengan Kerja Kelompok adalah :  MEMULAI  MENGATUR  MEMBERITAHU  MENDUKUNG  MENILAI  MENYIMPULKAN
19. 19. TUGAS KEPEMIMPINANTugas Kepemimpinan yang berhubungandengan Kekompakan Kelompok adalah :  MENDORONG  MENGUNGKAPKAN PERASAAN  MENDAMAIKAN  MENGOLAH  MEMPERLANCAR  MEMBUAT ATURAN MAIN
20. 20. GAYA KEPEMIMPINAN Likert  Sistem Otoriter-Eksploratif  Sistem Benevolent-Authoritative  Sistem Konsultatif  Sistem Partisipatif
21. 21. Teori X dan Teori Y  Diktator  Autokratis  Demokratis  Santai Robert House  Directive  Supportive  Participative  Achievement Oriented
22. 22. Paul Hersey & Ken Blanchard  Instruksi  Konsultasi  Partisipasi  DelegasiRonald Lippits & Rapiph K.White  Otoriter  Demokratis  Liberal atau Laissez Faire
23. 23. Kekuasaan & Wewenang ( GILLIES )  Otoriter  Demokratis  Partisipatif  Bebas Tindak
24. 24. GAYA KEPEMIMPINAN DOMINAN Otokratik Demokratik Paternalistik Kharismatik Laissez Faire
25. 25. OTOKRATIK Menuntut ketaatan penuh dari anggota / bawahannya Disiplin kerja tinggi dan kaku, ketaatan dgn rasa takut Nada keras dalam memberikan instruksi, egois, tidak mau menerima saran, pendapat dan kritik bawahan  Tujuan organisasi identik dgn tujuan pribadi pemimpinnya  Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan pribadi  Kekuasaan tersentralisasi  Membenarkan segala cara untuk tujuan organisasi  Bawahan hanya sebagai alat  Sangat berorientasi pd tugas  Perilaku kekuasaan formal
26. 26. DEMOKRATIK Peran  sebagai koordinator dan integrator Pendekatan  holistik dan integratik Prinsip bahwa perbedaan perlu ada untuk menjamin kelangsungan kebersamaan Melakukan/memandang bawahan secara manusiawi dan sadar akan kebutuhan bawahan Mengambil keputusan secara bersama-sama Dihormati, bukan ditakuti Menumbuh-kembangkan kreatifitas dan inovasi dari para bawahan Bertanggungjawab terhadap kesalahan yang diperbuat para bawahan Memberikan penghargaan bagi prestasi Mengutamakan kepentingan bersama Pendelegasian wewenang dan tanggung- jawab dilakukan dgn praktis dan realistis
27. 27. PATERNALISTIK Rasa hormat pada orang tua dan keteladanan Sikap melindungi  bawahan takut untuk bertindak Terdapat pada lingkungan yg tradisional kedaerahan Persepsi pemimpin dipengaruhi oleh harapan-harapan dari para bawahannya Harapan bawahan : pemimpin tidak hanya memikirkan / mementingkan diri sendiri saja Mengutamakan kebersamaan, fokus pada keadilan dan sama rata sama rasa Pemimpin bersikap kebapakan, hubungan atasan dan bawahan bersifat informal kekeluargaan Bawahan dianggap belum matang Pemimpin merupakan sumber informasi yang paling diandalkan Pengambilan keputusan tanpa harus melibatkan para bawahan
28. 28. KHARISMATIK Daya tarik untuk memikat dan mampu memperoleh pengikut dalam jumlah yang sangat banyak / besar Penampilan fisik, usia dan harta bukan merupakan prasyarat Memiliki kekuatan magis / ajaib / aneh Mampu menggunakan berbagai gaya kepemimpinan dalam prakteknya
29. 29. Laissez Faire (Membiarkan) Konsep : organisasi berjalan lancar dengan sendirinya Berperan pasif dan tidak mau ikut campur tangan Falsafah : manusia memiliki solidaritas dan kesetiaan Mempunyai nilai-nilai untuk saling mempercayai Bersikap pesimis, menganggap para bawahan adalah sebagai rekan kerja Kepentingan dan tujuan organisasi tetap difokuskan Pendelegasian sangat ekstensif dan frekuentif Pengambilan keputusan oleh pimpinan tingkat bawah Status quo organisasi tidak merasa terganggu Pertumbuhan dan perkembangan organisasi  para bawahan Intervensi pimpinan sangat sedikit sekali dan minimal
30. 30. FAKTOR2 YANG MEMPENGARUHI GAYA KEPEMIMPINAN  Kompleksitas Tugas  Ketersediaan Waktu  Besarnya Kelompok kerja  Pola-pola Komunikasi  Tingkat Pendidikan bawahan  Kebutuhan untuk Berprestasi dan untuk Kebersamaan
31. 31. PERILAKU PEMIMPINFungsi-fungsi Kepemimpinan Fungsi yang berhubungan dengan Tugas (task related) atau Pemecahan Masalah Fungsi yang berhubungan dgn Kelompok (group-maintenace) atau Sosial
32. 32. PERILAKU BAWAHANDouglas McGregor ( Handoko, 2000 & Nursalam, 2002 )Menurut Teori X Manusia pada dasarnya memiliki Sifat Malas Tidak mempunyai Keinginan Mendiskriminasikan Tanggungjawab Fokus dan Peduli hanya pada Diri sendiri Tidak bisa membedakan antara Kebutuhan Organisasi dengan Kebutuhan Diri Sendiri, serta Rentan terhadap Kebutuhan
33. 33. Menurut Teori Y Mempunyai kemampuan Fisik dan Mental Manusia bisa Mandiri Memiliki Kontrol Diri dalam mencapai Tujuan Organisasi Cepat dalam Belajar bila memang Berminat Tidak hanya Menerima atau Menuntut, tetapi bersedia Bertanggungjawab dan Kreatif
34. 34. Ouchi, 1981 berdasarkan Teori X & Y mengembangkan Teori Z (Nursalam, 2002) Teori X Teori Y Teori Z Menghindari pekerjaan jika  Senang untuk bekerja  Menekankan pada teori ada kesempatan  Mandiri humanistik Tidak senang bekerja, tetapi  Mempunyai tanggung  Fokus : motivasi yang lebih harus diarahkan jawab, kreatif dan bisa kepada faktor manusia untuk Hanya punya sedikit ambisi berkembang meningkatkan kepuasan kerja Menghindari tanggungjawab  Menggunakan pendekatan dan hasil produksi Memerlukan ancaman untuk ilmiah  Karakteristik : Pengambilan memotivasinya  Memerlukan supervisi keputusan secara bersama Memerlukan supervisi ketat seperlunya  Masa kerja lama : promosi  Berminat membantu jabatan lambat / bertahap Dimotivasi dengan hukuman dan hadiah menyelesaikan masalah  Supervisi secara tidak langsung orang lain  Menekankan pada pendekatan holistic / spiritual
35. 35. LEADER MUST HAVE 1. Energy 2. Energized Power 3. Edge/Bound 4. Execution
36. 36. HOW TO PERSUADE OTHERS ? 1. Know Your Power Focus on your strong value, eliminate your weakness 2. Convince Yourself Make yourself feel comfortable before you convince others 3. Visualize Make a strong description of what you want to do/be 4. Affirmative Be sure of you think already set in your mind. State! 5. Use The Convincing Words Magnify your strong point to be delivered 6. Involved Your Arsenal Non verbal communication to emphasize your words
37. 37. Influence Your Environment Add POSITIVE Behavior !REPLACE THE BAD HABITS with THESE :• Spread a SMILE around• Sprinkle some “+” on the “-”• Focus on the good of each day• Stay out of the “feeding frenzies”• Say “please” and “thank you”• Practice EMPATHY• Evaluate YOUR BEHAVIOR• Never miss an opportunity to complement BEHAVIOR
38. 38. FAKTOR Mempengaruhi 2 KEPEMIMPINANKepemimpinan dapat dipengaruhi olehFaktor-faktor sebagai berikut : FAKTOR YANG BERASAL DARI DALAM (INTERNAL) DIRINYA SENDIRI PANDANGAN SESEORANG TERHADAP /TENTANG DIRI MANUSIA KEADAAN/KONDISI DARI KELOMPOK ORANG-ORANG YANG DIPIMPINNYA
39. 39. MENYEMPURNAKAN GAYA KEPEMIMPINAN KEPEMIMPINAN : MEMBUTUHKAN BAKAT TERTENTU BUKAN SUATU ANUGERAH YANG JATUH / DATANGNYA DARI LANGIT DAPAT DICIPTAKAN ATAU DILATIH MEMERLUKAN UMPAN BALIK DARI ORANG-ORANG YANG DIPIMPINNYA
40. 40. EFEKTIFITAS KEPEMIMPINANDAPAT DIUKUR DARI :Kemampuan dan Kemahiran dalam mengambil suatukeputusan yang Rasional, Logis, Realistis & FragmatisKEPUTUSAN YANG BAIK HARUS DILIHAT DARI SEGI :Pertama : MUTUNYA Apakah secara Objektif tepat dalam rangka Mencapai Tujuan Organisasi / Kelompok ?Kedua : PENERIMAAN KEPUTUSAN OLEH ORANG2 YANG TERLIBAT DALAM PEMBUATANNYA, UNTUK MELAKSANAKAN KEPUTUSAN TSB
41. 41. KOMUNIKASI “Proses penyampaian Pesan darikomunikator ke komunikan melalui saluran/media dengan harapan mendapatkan Umpan balik”
42. 42. Pengertian KomunikasiUpaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan,menyampaikan informasi dsb, agar diketahui ataudipahami oleh orang lain “To m ak e opinions, feelings, inform ation, etc, to be k now n and understood by The Others” (Longman)Kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide,perasaan, pikiran atau pendapat seseorang sehinggadapat mengerti dan dimengerti oleh orang lain.
43. 43. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI Komunikator / sender / pengirim pesan Pesan / obyek komunikasi / messages Channel / saluran / media / sarana Komunikan / reciever / penerima pesan Respons PesanKomunikator Media Komunikan Respon/feedback
44. 44. Unsur2 Dalam KomunikasiAda 5 Unsur dalam Komunikasi yaitu :1. Siapa = Komunikator (sumber) : adalah individu tertentu atau kelompok yang mengirimkan pesan atau informasi kepada individu/kelompok lain.2. Mengatakan Apa = Pesan : adalah informasi atau maksud yang disampaikan atau dikirimkan. Pengirimannya bisa memakai pesan verbal (kata-kata) maupun non-verbal (isyarat, tanda, dsb).
45. 45. 3. Kepada Siapa = Komunikan (penerima) : Individu atau kelompok tertentu yang merupakan sasaran pengiriman pesan (pada orang tua/dosen, teman/anak kecil)4. Melalui Saluran yang mana = Saluran/Media : Adalah alat untuk membawa pesan dari sumber ke penerima (telp/hp, radio, tv, internet)5. Dengan Dampak Apa = Dampak / Tujuan : Adalah akibat dari suatu proses komunikasi. Dampak komunikasi umumnya terbagi atas dampak kognisi (pengetahuan), afeksi (perasaan) dan konasi (perilaku)
46. 46. Fungsi Komunikasi Mencapai pengertian satu sama lain Membina kepercayaan Mengkoordinasikan tindakan Merencanakan strategi Melakukan pembagian pekerjaan Berbagi rasa (sharing)
47. 47. Prinsip-Prinsip Komunikasi  Komunikasi bersifat timbal balik. Antara pengirim dan penerima saling bertukar pesan.  Komunikasi bersifat simbolik. Ketika kita berkomunikasi kita menggunakan simbol-simbol (bahasa) yang sangat berpengaruh terhadap makna / inti pesan yang ingin / mau disampaikan.  Komunikasi mengenal konteks orang, tempat & waktu. Berkomunikasi dengan orang tua, atasan, berbeda dengan berkomunikasi dengan teman, anak kecil. Berkomunikasi di tempat kerja berbeda dengan komunikasi di tempat- tempat umum lainnya. Menyampaikan suatu pesan memerlukan timing /moment (saat) yang tepat.
48. 48. JENIS-JENIS KOMUNIKASI Komunikasi Satu Arah Komunikasi Dua Arah Komunikasi Publik
49. 49. KOMUNIKASI SEBAGAI MODAL UTAMA UNTUK BERINTERAKSI PROSES KOMUNIKASI Aliran Pesan (Message Flow) PENGIRIM PENERIMA PESAN PESANCommunicator DISTORSI Communicatee ( SENDER ) ( RECEIVER ) Aliran Umpan Balik (Feedback Flow)
50. 50. Aspek-aspek Komunikasi VerbalVocal Non-Verbal
51. 51. Unsur Komunikasi Non-Verbal  Tatapan Mata  Mimic (Ekspresi Wajah)  Gesture (Gerak Tangan)  Posture (Posisi Tubuh)  Gerakan Kepala  Gerakan Badan
52. 52. HAK & TANGGUNGJAWAB dalam BERKOMUNIKASIRIGHTS RESPONSIBILITIES1. You have the right to be treated 1. You have the responsibility to with respect. treat others with respect.2. You have the right to have and 2. You have the responsibility to express your own opinions. listen to the opinions of others.3. You have the right to ask for what 3. You have the responsibility to you need and want in order to be acknowledge and address the effective. needs of others.4. You have the right to set 4. You have the responsibility to reasonable limits. respect the limits and boundaries of others.
53. 53. KOMUNIKASI PADA ERAInformation & Communication Technology (ICT) sekarang Jaringan Interkoneksi (Internet) Surat Elektronik (E-mail) Konferensi Video (Video Conference) Jaringan Komputer Area Lokal (Local Area Network Computing) Komunikasi Bergerak (Mobile Telecommunication)
54. 54. Communication TechniquesFOR PROBLEM SOLVING1. To the person involved in the problem :  Relate the facts  Give your interpretation of them  Explain how you feel about it2. Listen to their response :  How does the other person feel, see, interpret ?3. Questions to ask :  Is it possible to change the situation or to compromise ?  If the situation can not be changed, can you / other person accept it ?4. When a solution is agreed upon by both parties, either through a willingness to change on one person’s part or through a compromise by both parties, put the agreement in writing so that both are aware of the terms of the agreement.5. Expect improvements to happen in small increments. During the early stages encourage changes with positive feedback, avoid criticism for falling short.6. When you know the person is capable of keeping their agreement and they continue to break it, state the consequences and most importantly follow through !
55. 55. Gaya Komunikasi Passive Assertive Aggressive Merasa diri Merasa diri Merasa diritidak OK, dan OK dan OK, tetapi orang lain orang lain OK orang lain OK tidak OK Assertive Communication : Direct, Honest, Respectful
56. 56. Gaya Komunikasi Asertif Tegas secara sederhana berarti mampu secara aktif menyatakan gagasan, harapan, ataupun perasaan, baik yang positif atau negatif secara langsung dan apa adanya, tanpa menyerang atau merugikan orang lain Menghargai hak orang lain utk menyampaikan gagasan atau pendapat untuk didengarkan dan diperlakukan dengan penuh hormat serta untuk berbeda pendapat dan pandangan
57. 57. Freedom Stimulus to Response Choose Self-Awareness Independent Will Imagination Conscience PROACTIVE MODEL
58. 58. High Lose-Win Win-WinCONSIDERATION Lose-Lose Win-Lose Low Low High COURAGE
59. 59. CARA MEMBANGUN Keberanian & Sikap Percaya Diri1. Yakin pada Kemampuan Diri Sendiri2. Mampu / Bisa Menyesuaikan Diri3. Selalu Mengembangkan Potensi Diri4. Mengemukakan Ide-ide dan Pendapat5. Bersikaplah secara Assertive (Tegas)
60. 60. HOW TO PERSUADE OTHERS  Know Your Power Focus on your strong value, eliminate your weakness  Convince Yourself Make yourself feel comfortable before you convince others  Visualize Make a strong description of what you want to do/be  Affirmative Be sure of you think already set in your mind. State !  Use the Convincing Words Magnify your strong points to be delivered  Involve Your Arsenal Non verbal communication to emphasize your words
61. 61. LEVELS OF COMMUNICATIONHigh Synergistic (Win-Win)TRUST Respectful (Compromise) Defensive (Win-Lose / Lose-Win)Low Low COOPERATION High
62. 62. BEBERAPA KOMUNIKASI YANG DILAKUKAN DALAM KANTOR 1. Rapat (Meeting) 2. Rapat Kecil (Briefing) 3. Diskusi (Discussion) 4. Telepon (Telephone) 5. Memo (Disposition) 6. Surat Elektronik (E-Mail) 7. Faksimili (Facsimile)
63. 63. MEETINGMEMUJI Untuk memotivasi orang lain, PUJILAH secara Wajar & Spesifik atas apa-apa yang telah dikerjakan dengan sangat baik.MENGERITIK Lakukan secara Positif dan Konstruktif. Sebaiknya dibicarakan dahulu di luar rapat dengan ybs, supaya ybs dapat menyiapkan jawaban & “Tidak Kehilangan Muka”. Tujuannya agar Tercapai Sasaran, bukan untuk Menjatuhkan.MENGUSULKAN Persiapkan Rancangan secara Matang dan Jelas, lengkap dengan data-data pendukungnya. Komunikasikan dulu dengan pihak-pihak terkait dan orang- orang kritis (Vocal) yang akan ikut serta dalam rapat untuk mendapat dukungan.
64. 64. Rapat yang Efektif
65. 65. Apa itu Rapat ?interaksi antara 2 orang atau lebih secara bersama-sama untuk melakukan koordinasi dari berbagai peran dan fungsi dalam organisasi dalam mencapai tujuan bersama
66. 66. Mengapa harus Rapat ?1. Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat2. Membutuhkan keputusan yang cepat dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi di dalam organisasinya3. Informasi yang didapat dari orang-orang sama4. Memerlukan prespektif yang berbeda, serta perlu brainstorming dari persoalan yang terjadi5. Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi6. Mencari komitmen bersama
67. 67. Siklus RapatSetelah SebelumRapat Rapat • Tujuan • Agenda Saat • Undangan Rapat • Aturan • Persiapan
68. 68. Persiapan Rapat URGENSI RAPAT: Mengapa diperlukan rapat TUJUAN RAPAT: Spesifik, Koordinasi, Keputusan PESERTA RAPAT: Jumlah peserta Vs Jenis masalah, Undangan, Kontribusi peserta WAKTU RAPAT: Kehadiran, Jadwal (mulai dan akhir), Alokasi waktu AGENDA RAPAT: Rutin / Non-Rutin, Tertulis, Jelas, Spesifik, Rentang Kendali PERSIAPAN PESERTA: Siapkan Materi/Bahan, Konsep 80 % - 20%, Lokasi, Space PERSIAPAN SARANA: Laptop, Projector, ATK, Bahan lain KEHADIRAN: Pimpinan, Wakil Unit Kerja, Waktu, Notulen
69. 69. Rapat Tidak Efektif, Bila :  Rapat Rutin tanpa Agenda (goal)  Tidak ada Pembahasan yang Spesifik  Tidak ada Tujuan yang ingin Dicapai  NATO, Floating, tidak ada Keputusan  Ada Pihak ketiga yang Mengaburkan  Tidak ada Mekanisme dalam rapat  Manajemen Konflik yang Lemah  Interest Peserta yang sangat Kurang  Individu-individu yang Mendominasi
70. 70. Model Rapat yang EfektifStep 1: Pembukaan RapatStep 2: Review Kegiatan yang laluStep 3: Pembacaan Agenda RapatStep 4: Pembahasan ISI RapatStep 5: Kesimpulan & KeputusanStep 6: Penutup
71. 71. Mengapa Perlu Agenda ?Menentukan siapa Pemimpin rapatMenentukan para Peserta rapatMenentukan Unit Kerja yang terlibatMenentukan Tujuan dengan jelasPersiapan Tempat, Waktu dan SaranaUntuk koordinasi & Pengorganisasian
72. 72. Peran Pemimpin RapatMenentukan Agenda RapatMengatur Arah dan Tujuan rapatMenjadi Moderator / PenengahMenunjuk siapa yang boleh bicaraMengelola Waktu dengan EfisienMenarik Kesimpulan dari rapatMembuat Notulen / CatatanMemantau Tindak-lanjut
73. 73. Ingatlah : M.A.P.S.Agar Rapat menjadi Efektif Materials Agenda People Space
74. 74. Menutup RapatMenyatakan Kesimpulan (ataupun hasil dari kesepakatan)Penugasan pada Masing-masingMenentukan Tindak-lanjutMeng-Agendakan rapat berikutnya (bila memang diperlukan)
75. 75. Mengapa Rapat tidak Efektif ?Mengulang-ulang masalah yang timbulTidak menaati tata tertib agenda rapatTidak ada keputusan yang diambilBanyak argumentsi tidak berorientasi solusiBanyak interupsi yang tidak perlu/pentingKepentingan pribadi yang sangat dominanPihak yang kompeten tidak hadir dalam rapatWakil unit tidak memiliki kewenangan untuk memutuskan (hanya sebagai boneka)
76. 76. BRIEFING BRIEFING merupakan rapat singkat, dimana gagasan dikomunikasikan untuk dilaksanakan. Tanya jawab dilakukan hanya untuk memperjelas gagasan dan mengantisipasi hambatan BUKAN untuk membahas pokok gagasan. Rundingkan dulu dengan para pelaku utama guna mendapat masukan awal. Siapkan Catatan / Media Presentasi tertulis sesuai dengan kompleksitas pokok gagasan. Kaitkan Pokok Gagasan dengan hal-hal yang sudah dipahami oleh pelaku. Jelaskan Manfaat bagi pelaku, untuk memotivasi pelaksanaannya. Uraikan Ukuran Keberhasilan (Critical Success Factor) nya.
77. 77. DISKUSI Membahas gagasan / masalah dalam kelompok kecil atau secara perseorangan secara informal. Diskusi dapat merupakan persiapan untuk MEETING, BRIEFING atau bagian dari pelaksanaan tugas / konteks pembicaraan lain yang lebih serius (mis: coaching – appraisal). Pahami kerangka berpikir dari mitra diskusi kita, karena pada dasarnya inti gagasan HARUS dipahami oleh semua pihak. Tergantung keseriusan Diskusi, kurangilah kemungkinan terjadinya INTERUPSI yang mengganggu. Diperlukan keseimbangan kemampuan dalam hal : menyampaikan pendapat, bertanya untuk menggali informasi, memahami yang tersurat dan tersirat, serta membuat kesimpulan bersama.
78. 78. JAGA HUBUNGAN dengan ANAK BUAH, sehingga ia merasa RILEKS bila DIAJAK BERKOMUNIKASI : Bila MENGERITIK kombinasikan dengan PUJIAN. Bila INGIN MENEGUR, pahami dulu MENGAPA penyimpangan / kesalahan tsb TERJADI. Bila INGIN BERDISKUSI, BERITAHUKAN LEBIH DAHULU beberapa saat sebelumnya, sehingga ia LEBIH SIAP untuk diajak diskusi. Usahakan Anak Buah SELALU TERMOTIVASI, bukan merasa SEMAKIN BODOH & KEHILANGAN PERCAYA DIRI, terutama setelah pembicaraan.
79. 79. Pada dasarnya, kolega punya banyak KONTRIBUSI mendukung KESUKSESAN. Jadi Sasaran Komunikasi adalah untuk MEMBERI dan MENDAPAT DUKUNGAN, disamping juga komunikasi untuk membangun Corporate Team Building. PAHAMI MASALAH-nya, apa yang dapat dilakukan untuk membantu. Dengan demikian, ia juga akan memahami masalah kita dan akan senantiasa memberi dukungan. Kembangkan kemampuan EMPATI, bukan hanya sekedar SIMPATI. Bila ingin memberikan UMPAN BALIK (kritik), kondisikan agar ia mengharapkan itu. Bila tidak maka akan sia-sia karena umpan balik yang diberikan TIDAK EFEKTIF. Hati-hati dalam HAL MEMBANTU, salah-salah malah terkesan mau ikut campur (INTERVENSI).
80. 80. Berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan hampir sama dengan rekan kerja, hanya saja ada pengecualian untuk topik-topik pembicaraannya “PIHAK LUAR bisa menjadi SUMBER INFORMASI yang diperlukan” Miliki NETWORK denga Pihak Luar sehubungan dengan bisnis / profesi kita, untuk UPGRADE KNOWLEDGE maupun untuk BENCHMARKING (mis: menjadi anggota kelompok bisnis / profesi). Kembangkan RASA PERCAYA DIRI dan KETERAMPILAN BERBICARA dengan orang-orang yang belum dikenal (mis: di pesta, pertemuan, seminar, kereta api, pesawat, dll). Temukan HAL-HAL RINGAN yang membuat ia bangga atau mau berbicara (mis: humor / lelucon). Gantilah TOPIK PEMBICARAAN bila ia terlihat kurang antuasias atau kurang menyenangi. Pastikan untuk SELALU MEMBAWA KARTU NAMA untuk sosialisasi. Terhadap MITRA KERJA (supplier, agency, dsb) pastikan SUASANA SETINGKAT (Se-Level), hindari Rasa Superior sebagai Pemberi Order.
81. 81. Berkomunikasi dengan Pelanggan pada hakekatnya sama dengan KOLEGA atau PIHAK LUAR, namun HARUS ditambahkan dengan Kemampuan untuk MENDENGAR SECARA AKTIF8 LANGKAH MENDENGAR AKTIF : Hargailah Pelanggan. Dengarkan Pada Apa Yang Tersirat. Berusahalah untuk mendengar Hal Yang Sebenarnya. Batasilah Waktu Bicara Anda. Hindari Kecenderungan Berpikir mengenai apa yang akan Anda katakan setelah Pelanggan berhenti bicara. Pahami Sudut Pandang Pelanggan. Ulangi Komentar-komentar Pelanggan untuk membuat mereka tahu bahwa Anda telah mendengarkan apa yang mereka katakan. Jangan Mencatat terlalu banyak selama mendengarkan, karena akan memutuskan perhatian dengan pelanggan.
82. 82. TELEPON Bila pembicaraan diperkirakan lebih dari 3 menit, pastikan mitra bicara punya cukup waktu untuk itu (mis: tidak sedang menerima tamu / rapat, tidak sedang mengerjakan sesuatu yang sangat mendesak, dsb). Bila memerlukan komentar atas suatu gagasan yang kompleks, hendaknya mengirimkan konsep tertulis lebih dahulu (seperti : email, fax, dsb). Kenalilah tanda-tanda turunnya antusiasme / konsentrasi dari mitra bicara, karena mungkin ada sesuatu yang tiba-tiba menyita perhatiannya selama pembicaraan di telepon. Bila anda terpaksa mengakhiri / memutuskan pembicaraan dikarenakan sesuatu hal yang mendadak sementara mitra bicara masih asyik berbicara, katakana anda akan meneleponnya kembali utnuk melanjutkan pembicaraan. Bila anda merasa pokok pembicaraan yang diajukan mitra bicara anda terlalu kompleks / terlalu penting untuk diselesaikan lewat telepon, usahakan bertemu langsung.
83. 83. MEMO MEMO adalah bentuk surat yang sangat sederhana yang kadang-kadang dapat berbentuk DISPOSISI, CATATAN KECIL DI SEBUAH SURAT, atau MEMO yang lebih Resmi Usahakan isi memo dapat dipahami penerimanya, karena merupakan konfirmasi dari pembicaraan sebelumnya. Hindari terjadinya POLEMIK MEMO, selesaikan secara lisan, lalu buat konfirmasi. Hati-hati dengan CC, karena ada orang yang TIDAK SUKA bila anak buahnya mendapat CC dari Memo yang ditujukan kepadanya (terutama untuk hal-hal yg anak buah belum perlu/tidak boleh tahu). Ingat : Memo 1 halaman akan mendapatkan perhatian lebih dulu daripada Memo yang berlembar-lembar ! Buatlah Memo se-sistematis mungkin sehingga mudah dipahami oleh si penerima (mis: pakai system point, sub judul, kutip / garis bawah, dsb).
84. 84. E-MAIL E-MAIL sangat fleksibel untuk sesuatu yang sangat Formal (mis: surat resmi, memo, dll) maupun Informal (pengganti telepon) Hati-hati dengan Topik yang bersifat SENSITIF atau RAHASIA karena E-Mail dapat di Forward ke mana saja termasuk merubah- rubah isinya. KERAHASIAAN-nya mudah DIBOCORKAN ! Untuk berita-berita / topik-topik PENTING, dapat dibuat HARD COPY supaya dapat dipakai sebagai referensi. PAHAMI KODE ETIK dan EKSPRESI E-MAIL, seperti pemakaian Huruf Besar / Simbol-simbol Ungkapan. Kadang-kadang PERLU JUGA dikonfirmasi dengan TELEPON bila tidak ada tanggapan dari penerimanya.
85. 85. FACSIMILE Di tengah kemajuan teknologi informasi ini, masih ada orang yang beranggapan bahwa : FAX adalah DOKUMEN SEMENTARA yang HARUS DISYAHKAN dengan menunjukkan SURAT ASLI nya. Untuk itu kita harus memahami dulu persepsi penerimanya. Pastikan Fax yang penting telah dikirim / diterima dengan baik. Masalah yang umum terjadi dengan Fax adalah : adanya distorsi transmisi pada beberapa kalimat. Teleponlah penerima / pengirim untuk me-rekonfirmasikannya. Ingat : Fax merupakan alternatif bertelekomunikasi yang ekonomis yang akan mempercepat pembicaraan dengan telepon untuk komunikasi selanjutnya, HANYA APABILA Si Penerima Fax telah mempelajari isinya sebelum bertelepon.
86. 86. INTERPERSONALCOMMUNICATION BARRIERS Filtering Culture EmotionsLanguage Interpersonal Information Communication Overload Defensiveness
87. 87. DISTORSI Hambatan KomunikasiSAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION FISIK, dapat berupa : > Jarak (Jauh-Dekat) > Usia (Tua-Muda, Besar-Kecil) > Jenis Kelamin (Pria-Wanita) > Keterbatasan (Tuli-Bisu-Buta) > Sarana (Telepon, Fax, Internet, E-Mail)
88. 88. SAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION SEMANTIK, dapat berupa : > Bahasa Verbal (Sunda, Jawa, Batak, dsb) > Level Pendidikan (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2, S3) PSIKOLOGIK, dapat berupa : > Atasan Vs Bawahan > Orang Tua Vs Anak-anak > Gembira Vs Sedih > Tergesa Vs Santai > Tertekan Vs Rileks > Good Mood Vs Bad Mood
89. 89. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kelancaran dalam Berkomunikasi  Pengetahuan  Pengalaman  Intelegensi  Kepribadian  Budaya  Biologis (kelainan mulut, gagap, cadel)
90. 90. Hambatan2 dalamBerkomunikasi yang Efektif4 Hambatan Utama dalam Komunikasi Hambatan Proses : Terdiri dari Hambatan pengirim, hambatan encoding, hambatan pesan, hambatan media, hambatan decoding, hambatan penerima, hambatan renspon balik. Hambatan Pribadi & Psikis : Meliputi Kemampuan efektif berkomunikasi, cara dalam memproses dan membaca informasi, Tingkat kepercayaan diri antar pribadi. Hambatan Fisik : Adanya Keterbasan fisik dan jarak Hambatan Semantik : Menunjukkan kesalahan proses encoding dan decoding di dalam Berkomunikasi.
91. 91. Hambatan-hambatan dalamMENDENGARKAN Sibuk dengan diri sendiri Sibuk dengan masalah-masalah eksternal Asimilasi (kecenderungan merekonstruksi pesan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sikap, prasangka, kebutuhan, nilai diri, dsb) Faktor Kawan / Lawan dan Arogansi Pribadi Mendengar yang diharapkan (hanyut dalam pesan pembicara, tidak mendengarkan apa yang dikatakan melainkan mendengarkan apa-apa yang diharapkan)
92. 92. Waktu yang dipergunakan Untuk Mendengarkan Mendengarkan Penelitian Barker (1980) 53 % Mendengarkan adalah proses aktif 17 % Membaca menerima 16 % Berbicara rangsangan 14 % Menulis (stimulus) telinga.Mendengarkan adalah Penelitian Rankin (1928) keterampilan yang 45 % Mendengarkansangat penting, tetapi 30 % Berbicara pada umumnya kita 16 % Membacamemiliki keterampilan 9 % Menulis yang amat buruk.
93. 93. Ciri-ciri Berkomunaksi yang Tidak Efektif  Penyampaian secara bertele-tele  Penyampaian dengan malu-malu  Penyampaian dengan marah-marah  Maksud yang disampaikan tidak jelas  Maksud pesan yang tersembunyi  Non-Verbal yang tidak jelas  Komunikasi secara satu arah  Tidak tanggap (responsif)  Tidak nyambung  Tidak terbuka
94. 94. Komunikasi yang Efektif 7% Kata-kata 55% BahasaTubuh 38% Nada Suara (Mechribian dan Ferris)
95. 95. KERANGKA BERPIKIR (Frame of Reference) KERANGKA KERANGKA BERPIKIR KESAMAAN BERPIKIR SI KERANGKA SI PENGIRIM BERPIKIR PENERIMA PESAN PESAN KOMUNIKASI SEMAKIN EFEKTIF APABILAAREA KESAMAAN KERANGKA BERPIKIR SEMAKIN LUAS
96. 96. EFFECTIVE HABITS Desire (want to) HABITS Skills(how to)
97. 97. Knowledge ~ Skill ~ AttitudeKnowledge + Personal EffectiveProfessional Effectiveness communication Skill Skill Attitude
98. 98. Knowledge . . Skill TAHU MAMPU MAU . Attitude
99. 99. Q : Why Must ATTITUDE ? Attitude A : To Keep Us Stay There EVERLASTING TIME Skill Q : Why Must KNOW HOW ? Knowledge A : To Help Us to Reach LEADING POSITIONHIERARKHI KOMPETENSI MANFAAT KOMPETENSI
100. 100. PENDELEGASIAN WEWENANGSeorang Pimpinan / Atasan tidak mungkin dapat melakukan sendirisemua Pekerjaan dalam rangka Pencapaian Tujuan Organisasi karenamempunyai keterbatasan-keterbatasan, selain Keterbatasan Fisik jugaKeterbatasan di bidang Pengetahuan & Kemampuan. Oleh karena itudengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut maka diperlukanadanya Pendelegasian Wewenang kepada orang lain (cq. Bawahan)guna memungkinkan organisasi dapat bergerak Serentak dan Terpadudalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.Proses Pendelegasian Wewenang ini selalu dimulai dari Atas keBawah (top-down) dan berjalan setingkat demi setingkat sampaikepada tingkat yang paling rendah dalam suatu StrukturOrganisasi.
101. 101. Dalam proses Pendelegasian Wewenang dari Atasankepada Bawahan (menurut W.H. NEWMAN) ada3(tiga) Hal yang terjadi, yaitu :1. Melimpahkan Tugas-tugas tertentu untuk dilaksanakan dan dikerjakan oleh Bawahan (subordinates).2. Memberikan izin kepada Bawahan untuk : “membuat perjanjian, menggunakan sumber-sumber yang tersedia, serta pengambilan keputusan atau tindakan tertentu dalam batas wewenang yang diberikan kepadanya”.3. Menciptakan (secara otomatis) tanggungjawab bagi Atasan yang memberi Wewenang untuk melaksanakan Tugas tersebut dengan Penuh Tanggungjawab serta Memuaskan Si Pemberi Wewenang (delegator).
102. 102. DELEGATIONMeans (berarti) : to entrust to another (memberi kepercayaan kepada orang lain) to appoint as One’s representative (mengangkat seorang wakil) to assign authority & or duties (melimpahkan tugas &/ wewenang)
103. 103. BARRIERS (Hambatan2)  You, The Superior (as Delegator):  I can do it better  I will lose my C-A-P (Control-Authority-Power)  I lack confidence in my people  Delegate to the busy employee  Your Subordinates (as Delegatees):  Lack of competence  Avoidance of responsibility  Fear of risk or punishment for mistakes, work- overload, no reward expected  The Situation (as Environment):  Downsizing
104. 104. REASONS FOR DELEGATINGDirect results : Getting the job done (penyelesaian pekerjaan)Development : Helping employee acquire greater skills (membantu karyawan meningkatkan keterampilannya)Evaluation : Observing an employee’s performance (mengamati kinerja karyawan/bawahan)
105. 105. DELEGATION SKILLS1. Be Open – terbuka terhadap perubahan, dan percaya bahwasannya bawahan Anda memiliki sumber-sumber daya yang belum secara optimal dimanfaatkan, dan Anda memiliki kapabilitas untuk itu !2. Understand Your People – sudah waktunya untuk mengetahui bahwa setiap orang di dalam team Anda berbeda satu dengan lainnya tetapi memiliki kesamaan keinginan untuk bekerja dengan lebih baik.3. Recognize Possibilities – dengan selalu menyempatkan diri untuk mengetahui lebih banyak apa yang sedang terjadi di sekeliling Anda maka Anda akan mulai tahu Apa, Siapa & Bagaimana Probabilitanya.4. Have Crystal Clear Outcomes – nyatakan secara spesifik harapan- harapan Anda (baik hasilnya maupun skala waktunya) & sampaikan serta komunikasikanlah hal itu dengan baik.5. Provide Space – yakinkan diri Anda bahwa Anda selalu siap sedia mendukung bawahan Anda sebagaimana Anda telah memberi ruang yang cukup dalam hal pendelegasian tugas-tugas kepada mereka.
106. 106. 6. Let Them Decide How – berikan harapan-harapan yang jelas serta aturan-aturan yang membumi, lalu biarkan anak buah Anda memikirkan dengan kepalanya tentang “bagaimana” melaksanakannya dengan baik.7. Celebrate Success – pujian dan pengenalan anak buah Anda akan membuat Anda mampu memperoleh “sesuatu” yang Lebih dari bawahan Anda di masa depan karena hal ini akan memelihara anak buah Anda untuk memenuhi keinginan-keinginan Anda yang lebih banyak lagi.8. See Succession Planning Opportunities – Anda memiliki orang-orang yang mampu yang dapat melakukan sesuatu dengan lebih baik. Lalu Di mana Anda menempatkan kesempatan itu untuk masa depan ? Serta bagaimana kemungkinan-kemungkinannya ?9. Leave No Task, No Opportunity or No-One Out of Scope – tantanglah diri Anda untuk menghilangkan anggapan bahwa : “Tidak ada satupun bawahan sebagai Calon yang layak untuk pendelegasian” serta “Tidak ada satupun kegiatan / pekerjaan yang dapat didelegasikan” dari Anda.10. Use Your Freed Time Dynamically – apa yang dapat Anda lakukan /kerjakan sekarang dibandingkan sebelum Anda mendelegasikannya. Bagaimana Anda dapat menggunakan waktu luang tersebut guna mempercepat kemajuan (progress) ?
107. 107. THE METHODS (Cara2nya) Be well planned (rencanakan dengan baik) Protect self esteem (jaga harga diri) Be timing oriented (orientasi pada ketepatan waktu) Be improvement oriented (orientasi pada peningkatan) Be interactive (bersifat interaktif – jangan pasif !) Communicate the helping spirit (berikan semangat yang mendorong/membantu proses pendelegasian)
108. 108. WHAT NOT TO DELEGATE ?  Personnel and confidential matters  Policy making Crises  Development of those who report directly to you Assignments that your boss asked you to complete them yourself personally
109. 109. Dalam melakukan Pelimpahan Wewenang dariAtasan kepada Bawahan, ada hal-hal yangPerlu diperhatikan, diantaranya :1. Tanggungjawab Tidak Boleh Didelegasikan Bahwa dengan melimpahkan wewenang, seorang Atasan harus tetap memikul tanggungjawab yang diembannya apabila Si Penerima wewenang tersebut menyalahgunakan atau melakukan kesalahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya.
110. 110. CONTOHSi A mendelegasikan wewenang kepada Si B dalam hal PengurusanKeuangan yaitu diantaranya : Mencari Dana, Menyimpan Dana,Mengeluarkan Dana, serta Mencatat & Membukukannya.Kemudian Si B mendelegasikan sebagian wewenang tersebut kepada si C,yakni dalam bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Dana. Apabila Si Ctersebut menyalahgunakan wewenang dengan Menyelewengkan Dana,maka Si B tidak dapat melepaskan tanggungjawabnya dengan Mengatakanbahwa Wewenang itu sudah didelegasikan kepada Si C sehingga Si C-lahyang harus bertanggungjawab untuk itu.Dalam hal ini, baik Si B maupun Si C kedua-duanya sama-samabertanggungjawab. Si C bertanggungjawab kepada si B, kemudian Si Bharus mempertanggungjawabkannya kepada Si A sebagai PemberiWewenang Pertama kali (wewenang asalnya).
111. 111. 2. Hindari Subordinasi Rangkap Bahwa setiap Wewenang yang dilimpahkan kepada seorang Bawahan haruslah dipertanggungjawabkan kepada Atasan-Langsung yang telah Melimpahkan Wewenang tersebut kepadanya. Jadi di sini berlaku Azas bahwa dari Siapa orang tersebut Menerima Wewenang maka Kepadanyalah ia Harus Mempertanggung-jawabkannya. Azas ini biasa disebut sebagai “Azas Kesatuan Komando” (unity of command).
112. 112. 3. Wewenang Harus Seimbang dengan Tanggungjawab Di dalam suatu organisasi sering terjadi bahwa wewenang yang diberikan tidak seimbang dengan tanggungjawab yang harus dipikulnya, dikarenakan adanya batasan- batasan (limitation) yang tidak wajar.Misalnya :Seorang Training Manager diberikan tanggungjawab oleh Corporate HRDManager untuk melaksanakan Pelatihan & Pengembangan Karyawanyang ada di dalam Perusahaan, TETAPI di lain sisi Si Training Manageritu tidak diperkenankan menggunakan Anggaran Biaya untukmelaksanakan Tugas dan Tanggungjawabnya menyukseskan Pelatihan &Pengembangan. MAKA akibatnya, si Training Manager akan Frustrasi &akan menolak Tugas & Tanggungjawab yang diberikan kepadanya.
113. 113. Quantum Leader Action Matrix For any Particular Task, Group of Tasks, or Role Associate Associate Associate Associateis Left in place, or has ability (+) has ability (+) is Left in place, or Re-assigned Advanced to(good motivation) lacks vision (-) has vision (+) Leadership Role or (good motivation) Offered Farewell LEADER LEADER or(poor motivation) Directs Delegates Offered Incentives (poor motivation) Associate Associate Associate Associate is Oriented lacks ability (-)(good motivation) lacks ability (-) is Re-assigned lacks vision (-) has vision (+) (good motivation) or or LEADER LEADEROffered Farewell(poor motivation) Demonstrates Develops Offered Farewell (poor motivation)
114. 114. “QUANTUM DELEGATION” Kolega (cq. Anak buah & Sejawat) akan lebih “Berpengalaman” dan “Better Skilled”. Pemimpin dapat meningkatkan Kuantitas & Kualitas Tugas-tugas yang didelegasikan kepada Kolega & Meningkatkan “Level of Professional Autonomy”. Pendelegasian yang dapat/mampu Menggalakkan Komunikasi yang terbuka, kolaboratif dan terus-menerus antara Pemimpin dan Kolega/Anak buah. Bahwasannya Kemampuan Para Manager untuk Memimpin dan Mengarahkan sebagai Hak yang diperkenankan untuk mereka akan terjadi Jika Pemimpin mau mendelegasikannya dengan tepat.
115. 115. “The Recursive Reciprocal “ DELEGATION MODEL Leader as Follower Associate as Guide - Lets go of the fear of losing control - Informs leader of needs Report - Informs leader about problems - Active Listening - Acknowledging & Appreciating that arise at point of impact- Supports associate’s preferences & Feedback - Informs leader about feedback from clients & subordinates provides for needs, as appropriate - Reports outcomes Associate as Creator Leader as Creator - Shapes personal approach to - Shapes corporate culture: successful application of trust, empowerment, consistency collaborative plans-Develops crisis management plan - Empowered to do what is known - Thinkers, innovate and solve problems that arise Leader as Guide Associate as Follower - Picks appr. personnel by matching their abilities with project demands Report - Informs leader of preferences to com-- Shows pos. attitude towards Associ. plete tasks, given desired outcomes - Establishes goals and measurable - Expresses values, perceptions, ideas outcomes Feedback -Actively listens & seeks to achieve - Mentors, coaches, teaches leader’s goals Feedback - Manages Conflicts
116. 116. Leader as Follower Pemimpin harus membiarkan timbulnya rasa takut akan kehilangan kontrol karena hal tersebut akan menimbulkan “Pengaruh” bagi Pemimpin. Pemimpin yang efektif menunjukan Perilaku Positif terhadap Kolega dengan “Mendengarkan” secara aktif serta memberikan Apresiasi. Ketika Pemimpin mendengarkan Umpan balik dari Kolega maka ia akan dapat Berkolaborasi dengan Kolega dalam Pemecahan–pemecahan Masalah. Pemimpin harus Mendukung Kolega dengan benar di dalam menerapkan Rencana-rencana Bersama dalam Bidang Pekerjaan masing-masing.
117. 117. Leader as Creator Pemimpin harus mempengaruhi Pembentukan Budaya Organisasi dengan Menggalakkan : trustworthiness, empowerment, delegation, consistency & mentorship. Pemimpin harus membantu Pemecahan Masalah dengan Mengembangkan Rencana-rencana atas Pengelolaan Krisis (Crisis Management) dengan Para Koleganya.
118. 118. Leader as Guide Dengan memperkenankan Cara-cara Pengawasan yg tetap berjalan, Pemimpin harus menjalankan Peran sebagai Facilitator & Mentor. Melalui Pendelegasian yang Sesuai & Kolaboratif, Pemimpin harus menggalakkan Professional Autonomy dengan memfasilitasi Inovasi. Melalui Pendelegasian, Pemimpin harus Memberdayakan Kolega dengan Cara membuat mereka Merasa Bebas / Nyaman untuk Bertindak / Bekerja menurut Apa-apa yang mereka ketahui. Memandang Kesalahan sebagai Peluang, Pemimpin harus mampu mengganti Perilaku-perilaku yang Tidak Memberdayakan (dalam hal : Perintah, Pengawasan, dan Pengendalian) dengan Perilaku-perilaku yang Memberdayakan, seperti misalnya : Mendukung, Membimbing dan Melatih serta Mengajarkan Para Koleganya. Pemimpin yang Efektif harus mempercepat Keterbukaan serta Aktif sebagai Pengambil Keputusan yang bersifat Kolaboratif.
119. 119. Associate as Follower Perhatikan : tujuan-tujuan yang ingin dicapai, ukuran- ukuran, serta batasan-batasan waktunya, yang dikemukakan oleh Pemimpin. Beritahukan Pemimpin mengenai Unsur-unsur Yang Dibutuhkan dan Diinginkan di dalam menyelesaikan suatu Penugasan. Kemukakan : Nilai-nilai, Persepsi, Ide/Gagasan- gagasan serta Inovasi-inovasi Pribadi. Secara Aktif berusaha untuk Mencapai/memenuhi Tujuan-tujuan (goals) yang Layak bisa Dicapai (reasonable).
120. 120. Associate as Creator Bila diberdayakan, Kolega akan punya Kontrol atas Tanggungjawab yang diembankan kepada mereka, serta akan selalu berusaha Mencapai Hasil-hasil yang hanya memiliki Nilai Tambah. Pemberdayaan Kolega akan Meningkatkan Efektivitas mereka sendiri, yang pada akhirnya akan Meningkatkan Efektivitas Organisasi. Pemberdayaan Kolega secara Profesional bisa diasosiasikan dengan Peningkatan Produktivitas serta Kepuasan Kerja yang Meningkat pula diantara mereka (Para Kolega).
121. 121. Associate as Guide Sangat dianjurkan bagi Para Staf yang secara langsung Mengimplementasikan Prosedur dan Kebijakan (Procedures & Policy) untuk memiliki Kemampuan yang “Unik” di dalam Mengenali Permasalahan sesuai dengan Bidang Keahlian mereka masing-masing. Ketika “Kesalahan” dapat dipandang sebagai suatu “Kesempatan” maka Kolega Dibebaskan untuk Bekerjasama dalam Mengidentifikasi dan Memecahkan Masalah yang ada.
122. 122. KESIMPULAN DELEGASI Pendelegasian merupakan “Alat Kerja (Tools)” yang Hebat untuk Meningkatkan Hasil karena ia mampu Memberdayakan Para Kolega / Anak Buah dalam Pembuatan Keputusan-keputusan yang Penting dalam Bidang mereka masing-masing. Kemampuan Mendelegasikan Tugas-tugas dengan Tepat adalah merupakan “Tanda (hallmark)” bagi suatu Kepemimpinan yang Efektif. “Quantum Leader Action Matrix” & “Recursive Reciprocal Delegation Model” meupakan “Alat Kerja (Tools)” yg mampu Membantu & Memberi Pedoman kepada Pemimpin dalam Pengambilan Keputusan dengan Cepat dan Tepat.
123. 123. PENGELOLAAN KONFLIK Konflik (Ketegangan) “tak mungkin” dapat dihindari bagi orang-orang yang bekerja dalam suatu Kelompok SUMBER-SUMBER KONFLIK :  Manusia dan Perilakunya  Struktur Organisasi  Komunikasi
124. 124. SUMBER-SUMBER KONFLIK  MANUSIA & PERILAKUNYA : • Atribut (pangkat, jabatan, lambang) • Sistem Nilai yang tidak sama • Harapan-harapan • Gaya Kepemimpinan • Sifat & Kepribadian • Semangat & Ambisi
125. 125. SUMBER-SUMBER KONFLIK  STRUKTUR ORGANISASI : • Tugas Pokok & Fungsi dalam organisasi • Hubungan & Arus Pelaksanaan Tata Kerja • Perencanaan & Pelaksanaan Tata Kerja • Kekuasaan, Wewenang & Tanggungjawab • Sistem Reward & Punishment yang ada • Sistem Karier & Prestasi Kerja  KOMUNIKASI : • Perintah yang tidak jelas • Berbagai Hambatan Sarana Komunikasi • Lingkungan Komunikasi yg tak mendukung
126. 126. BENTUK-BENTUK KONFLIK  Menyangkut Pihak-pihak yang Terlibat  BENTUK KONFLIK DAPAT BERUPA : • Konflik antar Per-orangan • Konflik Per-orangan Vs Kelompok • Konflik antar Kelompok • Konflik Kelompok Vs Organisasi • Konflik antar Organisasi
127. 127. GEJALA TIMBULNYA KONFLIK Ketidak- Timbulnya Terdapat sepahaman Perbedaan Kemarahan Meningkat INDIKASI yang dapat Rendahnya Adanya Atensi Persaingan menimbulkan KONFLIK Adanya Tanda- Tanda- Keluh- tanda tanda kesah Kelemahan Keraguan
128. 128. TAHAP-TAHAP KONFLIK Konflik yang Dipersepsikan Konflik yang Dirasakan Konflik yang Dimanifestasikan Konflik Antar Kelompok Berkembang dalam Jangka Waktu yang Lama
129. 129. SIKLUS KONFLIK ANTISIPASI (Kura-kura) MENGAMATIPERENUNGAN ( Elang )(Burung Hantu) DAMAI BERKEMBANG (Merpati) Mundur (Jamur) ANALISA TER BUKA (Monyet) (Ayam Jago)
130. 130. STRATEGI MENGATASIKONFLIK (Ketegangan) 1. Ketegangan dapat di-Hindari 2. Ketegangan dapat di-Redakan 3. Ketegangan dapat di-Damaikan:  Diagnosa (diagnosis)  Inisiatif (initiative)  Dengarkan (listening)  Pecahkan Masalah (solving) (rumuskan – alternatif – putuskan)
131. 131. 4 CARA MENDAMAIKAN KONFLIK1. DIAGNOSA : mencari apa yang menjadi penyebab dari ketegangan yang timbul2. INISIATIF : mengambil langkah-langkah pertama untuk menciptakan kerukunan3. MENDENGARKAN : kecakapan untuk melihat sudut pandang orang lain serta kemampuan utk mengerti apa-apa yang dikatakan, baik secara verbal maupun non-verbal4. PEMECAHAN MASALAH : merupakan proses untuk mencapai kerukunan dengan melakukan 3 langkah sebagai berikut :  Merumuskan Masalah  Menyusun Alternatif  Pengambilan Keputusan
132. 132. SIKAP MENGHADAPI KONFLIKAsertif KOMPETISI KOLABORASI KOMPROMI Tidak MENGHINDAR AKOMODASI Asertif Tidak Koperatif Koperatif
133. 133. KERJASAMA TEAMTeam Building Leadership T & A 133 133
134. 134. BEKERJASAMALAH kamu dalam KEBAJIKAN dan TAQWA JANGANLAH kamu BEKERJASAMA dalam DOSA dan PERMUSUHAN (QS. Al-Ma’idah:2)Team Building 135
135. 135. KERJASAMA TEAM”Kejahatan yang Terorganisirdapat mengalahkan Kebaikanyang Tidak Terorganisir…”
136. 136. APAKAH TEAM ITU ?Team adalah sekelompok orang yang bekerjasecara bersama-sama untuk mencapai suatutujuan bersama yang diinginkan.Kata Kunci (Keyword) dari “Team” adalah: Perlibatan Orang-orang Merupakan Kolaborasi Memiliki Tujuan yang sama Terdiri atas Sejumlah Orang yang memiliki Keahlian Berbeda yang dibutuhkan Organisasi
137. 137. 5 TAHAP PEMBENTUKAN TEAM Adjourning (tahap Mapan/Sukses) Performing (tahap Kinerja Puncak) Norming (tahap Pe-norma-an) Storming (tahap Badai) Forming (tahap Bentukan Awal)
138. 138. Forming (Bentukan Awal)Pada Tahapan ini biasanya :1. Organisasi baru saja dibentuk & Pemimpin baru saja diangkat.2. Masing masing anggota mencoba saling mengenal dan belum ada keterikatan yang jelas diantara para anggota.3. Dimunculkan unsur pengikat formal yang berupa kesamaan- kesamaan dalam suatu team, seperti nama / ciri ciri khusus.4. Komitmen antar anggota sangat rendah dan masing masing baru mempelajari tujuan organisasi.5. Fungsi dan tugas masing-masing anggota belum begitu jelas.6. Pimpinan selalu memberikan penjelasan mengenai tujuan- tujuan tertentu dari pembentukan team.
139. 139. Storming (Badai)Pada Tahapan ini biasanya :1. Masing masing pihak sudah mulai mengemukakan pendapatnya.2. Sudah menunjukkan pola kerja dan mulai berani menyampaikan pendapat2nya yang biasanya berbeda dengan anggota lainnya.3. Mulai terjadi benturan pendapat, penolakan sikap, ketegangan hubungan, penyesuaian diri & penyesuaian sikap lebih intens.4. Masing-masing pihak mencari pola atau sikap komunikasi yang diperlukan oleh lingkungan intern yang dihadapinya.5. Kejelasan tugas mulai muncul tetapi masih perlu ada kompromi di sana-sini untuk meningkatkan kerjasama dan kemajuan.
140. 140. Norming (Pe-norma-an)Pada Tahapan ini biasanya :1. Sudah tumbuh norma-norma yang diharapkan & diperlukan dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan lebih baik.2. Penyampaian pendapat, sikap dan perilaku sudah dapat diterima oleh lingkungan intern.3. Menuju kepada pola-pola kerjasama yang lebih baik.4. Konsensus dan kesepahaman sudah mulai terbentuk.5. Tugas masing-masing anggota team sudah semakin jelas dan sudah dapat dipahami dan diterima dengan lebih baik.6. Keputusan besar sudah bisa dibuat berdasarkan kesepakatan.7. Para anggota team mulai mendiskusikan cara2 & metode kerja.
141. 141. Performing (Kinerja)Pada Tahapan ini biasanya :1. Kerjasama team sudah terbentuk.2. Para anggota team sudah mengerti alasan mengapa hal-hal tertentu harus dilakukan.3. Masing-masing anggota team saling berbagi visi-visi mereka secara lebih terbuka dan lebih transparan.4. Sudah terfokus pada pencapaian satu tujuan organisasi.5. Kadang-kadang masih terjadi perbedaan pendapat akan tetapi hal tersebut sudah dapat diselesaikan dengan lebih baik.6. Tiap anggota team saling mengingatkan anggota team yang lain.7. Merupakan tahapan untuk berprestasi & berkontribusi sebagai pribadi maupun anggota team dlm mencapai tujuan organisasi.
142. 142. Adjourning (Mapan)Pada Tahapan ini biasanya :1. Tahapan untuk penyempurnaan.2. Kerjasama diperkuat guna menunjang kemajuan, kelanjutan, serta pengembangan organisasi.3. Pekerjaan-pekerjaan dapat diselesaikan dengan sangat baik.4. Pimpinan memberikan penghargaan kepada anggota team.5. Para anggota team berbagi pengalaman sukses kepada teman sejawat serta tergerak untuk melakukan “benchmarking”.6. Mencari tantangan baru lainnya utk dipecahkan secara team.
143. 143. THE WINNING TEAM ( aspek-aspek yang membentuknya )1. KEMAMPUAN DARI SEGI MENTAL & INTELEKTUAL YAKNI YG BERKAITAN DENGAN KONDISI-KONDISI ATTITUDE & APTITUDE (TINGKAT IQ & EQ)2. PERSONALITY DARI ORANG-ORANG YANG TERGABUNG DALAM KERJA- SAMA PERAN-PERAN TERSEBUT
144. 144. HEBAT ! THE WINNER CLIMBING  CLIMBER HIKINGHIKERCAMPING  CAMPER
145. 145. Peran2 Fungsi Anggota Team yang Efektif
146. 146. Peran2 Fungsi Anggota Team(sebuah team yang efektif haruslah seperti ini) Team Shaper Worker Linking Resource Investigator Plant Monitor Evaluator
147. 147. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiCo-ordinator (Si Koordinator) : Kepemimpinannya kuat dan dewasa Mampu menentukan arah dengan jelas Tegas dalam mengambil keputusan Memiliki rasa percaya diri yang tinggi Terbuka untuk menerima masukan Memiliki kemampuan komunikasi Konsisten (tidak plin-plan) Delegator yang baik
148. 148. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiShaper (Si Pendorong) : Suka akan tantangan dan dinamis Memiliki keteguhan hati untuk menyelesaikan hambatan Sering dianggap kurang mempertimbangkan perasaan orang Berpikir secara garis besar/pokok- pokoknya saja Tidak suka yang terlalu rinci
149. 149. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasi Plant (Si Cerdas) :  Kreatif dan imaginatif  Intelektualitasnya tinggi  Daya analisisnya tinggi  Bisa dan mampu untuk menyelesaikan masalah- masalah yang sulit
150. 150. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiMonitor Evaluator (Si Pengkaji) : Sangat bersifat rasional Sangat bersifat hati-hati Kritis terhadap validitas suatu gagasan /ide-ide atau suatu perencanaan Strategis, melihat semua kemungkinan Memutuskan dengan cepat dan tepat Lemah dalam menyampaikan gagasan dan hubungan antar pribadi
151. 151. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiImplementor (Si Pengimplementasi) : Disiplin tinggi dan konservatif Kuat dalam memegang aturan Mempunyai kemampuan untuk mengatur agar sesuatu berjalan dengan tertib Nalar & logikanya sangat kuat Pekerja keras yang tidak mudah merasa bosan ataupun cepat menyerah Bisa merubah ide menjadi tindakan nyata
152. 152. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiResource Investigator (Si Penggali Potensi) : Semangat kerja sangat tinggi Komunikatif dan extrovert Memiliki keingin-tahuan yang tinggi Mampu menggali potensi dalam team Cepat menangkap atau mengembangkan peluang-peluang yang ada dan yg terjadi Bila tak mendapat tantangan semangatnya akan menurun dan mengendur
153. 153. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiTeam Worker (Si Pekerja Team) : Cerdik dan taktis Kuat dalam hubungan interpersonal, koperatif serta diplomatis Pendengar yang baik Tidak suka dengan konflik Mampu membangun semangat team Tidak tegas dalam menentukan pilihan bila terjadi perbedaan di dalam team
154. 154. PERAN-PERAN FUNGSIAnggota2 Team dalam OrganisasiTiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yangdimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikankontribusinya di dalam sebuah team organisasiCompleter (Si Penyelesai) : Serius dan hati-hati dalam pekerjaan Lebih melihat pada hal-hal rinci/teknis Menemukan kesalahan dan kelalaian Sangat kaku (rigid) dalam hal menjaga ketepatan jadwal dalam tugas-tugas Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu Tidak berani mengambil resiko tinggi Suka ragu dalam mengambil keputusan
155. 155. hardhi.smart.consulting@gmail.com IKUTI PELATIHAN “PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN” Untuk Kesuksesan Karier & Hidup Anda HANYA DI HARD-Hi SMART CONSULTING Hubungi Fast Response 0878-7063-5053Please Visit : www.hardhismart-consulting.blogspot.com 61